Uncategorized

Ros til UDI-direktøren, ris til byråkratiet

”God service, høy kvalitet og rask saksbehandling.” Det lovar UDI sjølv i ei brosjyre dei har laga. Byråkratiet stryk med glans, medan direktøren får toppkarakter.

Dette er eit nytt døme på at UDI har ein del å hente på å bli meir effektive, men det lovar ekstremt godt for det ansiktslause byråkratiet at dei har ei handlekraftig kvinne som Ida Børresen som direktør.

Her er historia:

Denne saka har ingenting med den eg tidlegare har omtala på denne bloggen. Denne gjeld nye menneske, som eg tilfeldigvis kom i kontakt med i Sogndal. Eg er redd for at det ikkje er ei unik sak.

I september 2009 søkte ein ung eritrear gjenforening med kona si i Sogndal, men fekk avslag fordi ho tente for lite. Slik er regelverket, og det er berre å godta.

3. desember 2010 fekk eg – og den norske ambassaden i Roma (ettersom ektemannen hadde lukkast i å kome seg til Italia) – brev om at søknad om familieinnvandring vart avslått, fordi kravet til framtidig sikker inntekt ikkje var oppfylt. Det var ikkje nok å syne til at ho nådde summen gjennom ulike vikariat.

6. januar 2011 fekk ho auka stillinga til 100 % fast, og inntekta tilfredsstilte kravet. Dermed ei kurant sak som burde gå fort gjennom systemet. Trudde eg.

Dei påfølgjande månadane vart ein studie i kva som skjer når systemet er lagt opp på ein ufatteleg ineffektiv måte. Eg, som sjølvstendig næringsdrivande, er avhengig av å handle, ta ansvar og levere varene i tide, og  kjenner det kriblar i fingrane etter å riste tak i noko; i dette tilfellet det ansiktslause, makteslause og handlingslamma byråkratiet.

Korrespondanse til å få makk av

Forelska par som vil starte eit liv saman på ein trygg plass, er utålmodige. Eg tok på meg å ringe og maile for å høyre om korleis saka låg an. Stort sett hyggelege folk i UDI-skranken, men umogeleg å nå direkte fram til den eine sakshandsamaren som har saka. ”Ho har sikkert tusenvis av saker ho må ta stilling til”, vart det sagt den eine gongen eg masa.

Har du ork kan du lese deg gjennom utdrag av korrespondansen, som eg håper, men tviler på, er unik.

1.mail til Opplysningstenesta i UDI (OTS) frå meg – 24. februar:

”Korleis ligg saka til Dawit an?”

1.svar frå UDI-Edle – 1. mars:

”UDI kan bare gi informasjon om saken til søkeren selv eller hans ektefelle. Hvis du ønsker å få informasjon om saken, må du først spørre søkeren om han vil skrive en fullmakt til deg. Denne fullmakten må du sende til UDI.”

2.mail til OTS frå meg – 1.mars:

Hei Edle
Takk for at UDI held garantien om svar innan tre virkedagar.
Me fylte ut skjema for fullmakt i november 2010. Eg har til og med fått brev frå UDI, adressert til meg – og kopi til ambassaden i Roma – i høve denne saka, datert 3.12 2010. Eg kan difor ikkje heilt forstå behovet for å fylle ut endå eit identisk skjema, og at saka skal ta lengre tid enn nødvendig. Eg veit de har store bunkar med saker, og tenkte de var glad for å kunne ferdighandsame saker når krava er oppfylte.
I samtale med Kjersti og Eirin i UDI november 2010, fekk eg inntrykk av at dette var ei heller ordinær sak som skulle få ei avgjersle i løpet av desember 2010, så sant Hadas, kona til Dawit, kunne syne til 100 % stilling. Det har ho no oppfylt.

Eg håper difor at Dawit får ei stadfesting på at saka hans er avklara raskast mogeleg, sjølvsagt med positivt svar:-)
mvh
Oddrun Midtbø
Ven til Hadas og fullmektig for Dawit

2.svar frå UDI-Hanna – 6.mars

”Vi viser til e-posten du sendte oss 1. mars 2011.
Det er diverre ikkje registrert i saka at du har fullmakt. Eg vidaresender difor forespurnaden din til ansvarleg eining som har tilgong til saksdokumenta.”

UDI skal ha ros for at dei svarar meg på nynorsk:-)

3.mail til OTS frå meg – 7.mars:

”Merkeleg at de ikkje finn at eg har fullmakt i saka, ettersom eg alt har fått dokument i høve Dawit – frå UDI. Eg veit de nemnde at kanskje passfoto av han i faxsending var for mørkt, men eg trudde det vart godkjent då eg fekk brev frå dykk.
Håper og reknar med at dette ikkje forsinkar behandling av saka hans.”

……………. Denne mailen får eg ikkje svar på………………………

Eg ringer. Etter å ha venta leeenge i telefonkø, får eg snakke med Alexander, som fortel at sakshandsamar Bjørg har mange saker på bordet – og at i hans oversikt er eg godkjent som fullmektig.

4.mail til OTS frå meg – 9.mars

”Har nettopp hatt ein lang og hyggeleg samtale med Alexander i UDI service, som fortel at frå hans stad har eg fått godkjenning som fullmektig. Det er dermed ingen grunn til å kaste vekk dyrebar tid for alle dei som ventar på svar, at eg skal fylle ut nytt skjema og at det skal gå gjennom ei ny mølle for godkjenning.
Han kan naturleg nok ikkje love meg noko dato for avgjersle.
Bjørg har kanskje tusenvis av saker, men eg håper verkeleg at ordinære saker som denne, der alle fakta/krav som er etterlyst og som er oppfylt, blir handsama raskt. Det er ei stor påkjenning for dei involverte å vente på svar, og det er ingen grunn til at bunken skal vere like stor når nokre saker er enkle å få ut av systemet.
Håper de kan formidle denne mailen vidare til Bjørg:
“Leit fram DUF-xxxxxxxxxxx, alle krav er hermed oppfylt. Dette er ei ordinær sak som raskt kan sjekkast ut av bunken med dei tusenvis av andre sakene du må ta stilling til.”

Ha ein fin dag.”

4.svar frå UDI-Eva – 11. mars

”Vi viser til e-posten du sendte oss 7.mars 2011.
Jeg ser at du var i kontakt med oss på telefon 9.mars og vi fikk oppklart dette med fullmakten. Det er bare å beklage at dette ikke er registrert.
Saken ligger nå til behandling hos en saksbehandler.
Har du flere spørsmål kan du gjerne kontakte oss igjen.”

5.svar frå UDI-Vegard – 14.mars

”Vi viser til e-posten du sendte oss 9. mars 2011, om sak med referansenummer: xxxxxxxxx.
Vi beklager at det har vært litt frem og tilbake med hensyn til hvorvidt du har fullmakt eller ikke. Jeg ser dog at du fikk en kopi av vedtaket som ble fattet 3. desember 2010 og regner da med at du har fullmakt til å følge saken.
Jeg sender også etter ditt ønske en kopi av e-posten din til Bjørg.”

5.mail til OTS frå meg – 14.mars
”Takk, då håper eg at det blir fortgang i saka, slik at dette ekteparet kan få det etterlengta svaret, og starte kvardagen i Sogndal.”

………………..Så vart det heilt stille………

Til eg ikkje orka vente lenger.

Eg kopierer heile denne meiningslause fram-og-attende korrespondansen som har involvert minst 5 UDI-tilsette, som burde ha viktigare saker å ta seg til. Eg skriv eit følgjebrev som eg avsluttar slik:

”Det einaste eg vil ha svar på er om sakshandsamar i UDI treng meir informasjon. Er det fleire krav dette ekteparet må oppfylle før dei kan få endeleg signal om at dei kan starte eit liv saman i Sogndal?”

Mailen er adressert til ansiktslause ”ots@udi.no”, og det eg reknar med er direktemail til direktøren. Eg trykker på ”send”-knappen. Det er 31. mars kl. 10.08. Dagen går, og for ein gong skuld sjekkar eg ikkje mail om kvelden. Reknar ikkje med at UDI reagerer så raskt.

Toppkarakter til UDI-direktøren

Morgonen etter, 1.april, ser eg mail frå UDI. Sendt 31. mars kl. 17.49.

”Kjære Oddrun Midtbø,

Det fremkommer av henvendelsen din at du har fått lite informasjon fra oss og at du opplever UDI som lite effektivt. Dette til tross for du har fullmakt i saken. Du påpeker også at du etter flere henvendelser til oss ikke har fått bekreftet at du er registrert som fullmektig i saken. Vi beklager dette, samt at du ikke har fått et tilstrekkelig svar på dine spørsmål innen den tiden det er blitt lovet. UDI har en stor sakspågang og vi etterstreber både effektivitet og god brukerservice, men må konstatere at det noen ganger glipper.

Jeg kan informere deg om saken ble ferdigbehandlet her tidligere i uken. De nye opplysningene i klagen ble vurdert og vilkårene for oppholdstillatelse for Dawit anses nå som oppfylt. Saksbehandler har informert meg om at vedtaket er omgjort og at søknaden om oppholdstillatelse er innvilget.

Melding om vedtak vil bli sendt til ambassaden i Roma i løpet av kort tid. Det sendes kopi til deg som er fullmektig. Saksdokumentene vil bli sendt til Sogn og Fjordane Politidistrikt hvor han blir bedt om å møte for å få vedtaket effektuert.

Med vennlig hilsen

Ida Børresen

…………………

Slik svarer ein direktør som handlar og tek ansvar! Det kallar eg ”God service, høy kvalitet og rask saksbehandling!” Og eg kryssar fingrane for at ho kan spreie det vidare nedover i systemet.

………

Her er reaksjonen frå UDI-byråkratiet:

3. april kl. 13.37 tikkar denne mailen inn frå byråkratiet.

”Hei Oddrun

Eg viser til e-posten du sendte oss 31. mars 2011.

Eg kan med glede informere om at saka vert innvilga den 31. mars 2011.

Eg har også lese det du skriv om effektivitet i UDI, og direktør Ida Børresen har også fått e-posten din.

Eg er lei for at du ikkje er fornøgd med UDI, men vil ikkje kommentere innhaldet ytterlegare i dag.

Beste helsing

Mari”

……………………………..

På nytt opplever eg kor tilfeldig det er om folk får kome saman.

Arbeid og ansvar blir pulverisert i eit stort ansiktslaust system. Kanskje hadde det ordna seg til slutt, men det hadde nok teke lenger tid, med meir slitne folk – både i Sogndal, Italia og i UDI-byråkratiet.

Eg er ikkje ute etter å ”ta” UDI-tilsette, men heller gjere slike som meg overflødige.

Det er ikkje min jobb å gjere UDI sin jobb.

Folk på flukt skal ikkje vere avhengig av at folk utanfor systemet ordnar opp. Eg ønskjer alle i UDI lukke til med arbeidet for å nå målet de sjølv har satt dykk: ”God service, høy kvalitet og rask saksbehandling”.

Og no må eg fokusere på å få unna mitt arbeid og nå mine deadlinar.

Ha ein fin aprildag!

Eg veit om eit par i Sogndal som ser framtida lyst i møte, og som har fått att nattesøvnen.

PS: Eg har fått tilbakemeldingar frå folk om at denne framstillinga kan passe ypparleg på andre tunge byråkrati. Eg treng neppe nemne trebokstavbyråkratiet som skaper mest frustrasjon – blant både nordmenn og innvandrarar.

Eg hugsar ein prat eg hadde med ein minister i kaffipausen på eit seminar for nokre år sidan. Som styremedlem i Bedriftsforbundet spurte eg han om det var mogeleg å få til eit møte mellom han og organisasjonen, for å formidle kva som kan gjere det enklare og meir freistande å skape arbeidsplassar i landet. – Ingen problem, det hadde vore interessant å høyre kva de meiner. Berre ring til kontoret mitt du, så kan me avtale ei tid, var det opne og positive svaret frå toppen av den gong Arbeids- og inkluderingsdepartementet.

Som tenkt, så gjort. Men me klarte aldri å forsere muren av byråkratar og sjølvhøgtidlege stabsfolk, for å ha dette møtet med ministeren – før han var skifta ut med eit nytt menneske.

Det får meg til å kjenne sympati med toppleiarar som må ta støyten i media og i møte med brukarane, når dei tøffaste kampane kanskje er i eigne kammer.